Akten sind bei Behörden, Gerichten und in Büros unverzichtbar. Allerdings benutzen Firmen normalerweise keine Aktenzeichen. Dieser Begriff bedeutet die unverwechselbare Benennung einer Akte, ein Vorgang bei Behörden oder Rechtsanwälten.
Man kürzt den Begriff mit Az. ab und ordnet jeder Akte genau einen Begriff zu. Das Kürzel setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen und wird immer nur einmal vergeben.
Für Insider sind die Aktenzeichen genau definierbar zuzuordnen, sie sagen zum Beispiel etwas über die Art des Prozesses, wie Zivilsachen, oder über die zeitliche Einordnung aus.
In Verwaltungen sind Ordnungsnummern ein Teil des Aktenzeichens. Registerzeichen ordnen die Akten übergeordnet weiter ein.